Laboratoire de recherche académique français, l’unité de recherche de l’institut du thorax à Nantes rassemble 180 collaborateurs autour des pathologies cardiovasculaires, métaboliques et respiratoires. Afin de simplifier le travail au quotidien des chercheurs et du personnel administratif, l’unité de recherche a fait appel à 1-more-thing. Objectif : le développement de deux applications, basées sur la technologie FileMaker. Témoignage d’une responsable de l’application et utilisatrice.

2. Un suivi inefficace avec Excel

Dans le cadre de l’activité d’accompagnement des projets de recherches et leur suivi budgétaire, l’unité travaillait principalement avec des fichiers Excel. Source d’erreurs et de saisie incomplète, cette manière de fonctionner rendait le suivi assez compliqué et peu efficace. De plus, il n’était pas possible d’avoir une vision exhaustive de l’activité de l’unité.

3. Aucun outil commun

L’unité de recherche de l’institut du thorax est sous la triple tutelle de l’Université de Nantes, l’Inserm[1] et le CNRS[2] et travaille en partenariat avec le CHU de Nantes. Chaque institution fonctionne selon ses propres règles et dispose de ses outils de gestion administrative et financière. À l’heure actuelle, il n’existe malheureusement pas encore d’outil commun.

L’unité de recherche de l’institut du thorax de Nantes avait dès lors besoin de créer un outil combinant à la fois l’activité d’accompagnement des chercheurs (la gestion administrative et financière) et la gestion des ressources humaines.

[1] Institut National de la Santé Et de Recherche Médicale
[2] Centre National de Recherche Scientifique

Solutions mises en place pour l’institut du thorax

Le projet a d’abord vu le jour en interne, puis a été repris par 1-more-thing courant 2019. Deux applications personnalisées et interconnectées ont été développées grâce à la technologie FileMaker : Mango et Base RH.

La première application, Mango, concerne l’activité d’accompagnement des chercheurs. Elle permet notamment aux collaborateurs d’obtenir un historique d’activité de dépôt des dossiers de demandes de financement. C’est aussi un outil de pilotage financier collaboratif où les équipes peuvent suivre l’évolution de la répartition des budgets.

La deuxième application, Base RH, permet la gestion des ressources humaines. Connectée à la première, elle assure également la récupération de données essentielles pour les différents appels à projet et projets de recherche. « Notre travail est de faire en sorte que les chercheurs aient le personnel technique disponible, le support administratif et humain pour pouvoir avancer dans leurs recherches. L’objectif est qu’ils disposent de plus de temps possible pour se consacrer à la science. »

Quelques fonctionnalités essentielles

« Quand je recherche une ligne budgétaire, je la trouve directement. Les requêtes sont faciles. Nous pouvons également faire des exports à façon. Nous utilisons tout ce que nous avons dans la base, nous ne sommes pas limités à deux ou trois champs exportables. Avant, quand nous travaillions avec des fichiers Excel, chacun était un peu libre de remplir les champs comme il le souhaitait. Nous avons mis en place des champs pré-saisis. Cela facilite la gestion des données. Enfin, il y a bien évidemment l’interopérabilité entre les deux applications » témoigne Stéphanie Chatel à propos de son utilisation quotidienne.

Chiffres-clés

L’unité de recherche de l’institut du thorax de Nantes :

• Créée en 2004
• 180 collaborateurs : chercheurs, ingénieurs, techniciens, personnel administratif
• 90 articles scientifiques publiés en moyenne chaque année