S’y retrouver dans les licences FileMaker

Si une chose est certaine, c’est que la simplicité d’utilisation des produits FileMaker ne se retrouve pas dans la grille tarifaire ! Pour quatre produits dont un gratuit, on avait déjà plusieurs centaines de référence.

Avec les licences FileMaker 15, tout est plus simple : on a ajouté quelques pages ! 🙂

Plus sérieusement, bien que le but soit de simplifier et de rendre plus lisible pour des nouveaux utilisateurs, il faut admettre que cette évolution n’est pas toujours facile à comprendre pour les clients existants, voire pour les revendeurs.

FileMaker a bien publié un petit guide sous forme de FAQ, mais uniquement sur les nouvelles licences FLT. Beaucoup de questions demeurent.

Nous allons donc essayer de vous aider à choisir vos licences FileMaker

Les licences FileMaker qui existaient déjà

Jusqu’à présent, la plupart des licences se focalisaient sur le nombre de postes (ordinateurs à équiper)
La chose la plus importante à retenir est que la totalité des offres antérieures est reconduite. On peut toutefois regretter le choix de terminologie : FileMaker parle « d’anciennes licences » (legacy), ce qui laisse supposer qu’elles sont en voie de disparition. Or il n’en est rien !

Licences à l’unité

Approprié pour les indépendants ou les petites structures de moins de 5 postes sans FileMaker Server. Les mises à jour doivent être achetées séparément pour chaque unité (il n’y a pas de maintenance). Là encore, le vocabulaire est curieux : on parle de « particuliers », or bien sûr cette offre est également accessible aux entreprises, indépendants et associations. Vous pouvez acheter ces licences à l’unité directement ici.

VLA (Volume License Agreement)

À partir de 5 postes et/ou 1 serveur. Achat perpétuel. Pensez bien qu’il faut ajouter un coût de maintenance annuel pour bénéficier des mises à jour. Cette offre, bien qu’encore très répandue pour des raisons historiques, est désormais rarement la plus intéressante (mais cela peut arriver !)

AVLA (Annual Volume License Agreement)

À partir de 5 postes et/ou 1 serveur. Même chose que le VLA, mais sous forme de location annuelle ou bi-annuelle. Cette offre est très fréquemment la plus intéressante, car elle est très souple (on peut chaque année diminuer le nombre de licences, et en ajouter à tout moment). Les mises à jour sont incluses.

SLA (Site License Agreement)

Ce type de licence n’est pas basé sur le nombre de postes mais sur le nombre de collaborateurs total d’une entreprise (pas uniquement des utilisateurs FileMaker, donc). C’est très intéressant si vous avez plus de 25 collaborateurs dont une grande proportion utilise FileMaker (à vrai dire, c’est même souvent intéressant avant ce seuil). Une particularité de l’offre SLA est que le serveur n’est pas limité en connexions. Attention au coût de maintenance annuelle pour bénéficier des mises à jour.

ASLA (Annual Site License Agreement)

Même chose que SLA, mais en location annuelle ou bi-annuelle. Sans coût de maintenance donc, les mises à jour sont incluses.

SBA (Software Bundle Agreement)

Ce type de licence est réservé aux éditeurs de logiciels conçus avec FileMaker Pro. C’est un cas très particulier et très rare, nous ne l’aborderons pas ici afin de ne pas ajouter de confusion.

« Maintenance » annuelle

nous mettons entre guillemets, car la terminologie FileMakerienne est particulière. Il s’agit en fait d’une assurance logicielle, qui vous permet de bénéficier des mises à jour majeures (version 14, 15…). Elle s’applique aux contrats « perpétuels » que sont le VLA ou le SLA, mais pas aux offres de location (AVLA, ASLA). Les mises à jour mineures (14.2, 14.3…) sont elles indépendantes de la maintenance.

Connexions concurrentes (ou simultanées)

les connexions concurrentes sont vendues ou louées par 5 et sont nécessaires pour les serveurs en VLA et AVLA, dès lors que vous souhaitez utiliser WebDirect ou FileMaker Go en connexion. Elles peuvent être achetées ou louées en même temps que votre licence FileMaker Server ou après. Elles sont associées à votre licence FileMaker Server, ce qui fait que lors de votre prochain renouvellement de maintenance (ou échéance de location), c’est le prix de votre serveur qui sera ajusté. Ces connexions demeurent disponibles.

Rappelons que FileMaker Go est gratuit et permet d’utiliser sans frais des fichiers installés sur l’iPhone ou l’iPad, voire partagés par FileMaker Pro. En revanche il n’est pas possible de partager une base de données en WebDirect sans FileMaker Server.

Tarif « éducation »

toutes les licences FileMaker existent en tarif « éducation ». Ce tarif, comme son nom ne l’indique pas, est accessible à toute organisation dont les statuts précisent qu’elle est sans but lucratif, ainsi qu’aux professeurs et étudiants !

Parmi ce qui existait déjà, ce qui change

Encore une fois, il est important de comprendre que TOUTES les options décrites ci-dessus demeurent disponibles.

Il y a plusieurs changements :

• le prix des connexions concurrentes évolue sensiblement (euphémisme !). Il est multiplié par 5* ! Toutefois, pour les connexions existantes (si vous avez déjà ajouté des connexions à votre serveur donc, en AVLA ou en VLA), le prix de la location (AVLA) ou de la maintenance (VLA) est maintenu jusqu’à 2018. Sachant qu’il existe des offres bi-annuelles, vous devriez être tranquilles jusqu’à 2020, à condition de ne pas ajouter de connexions simultanées. Clairement, si votre modèle économique repose sur les connexions simultanées, vous devez réagir avant cette date.
• les termes de licence de FileMaker Server changent et ne permettent plus aux hébergeurs de proposer un service mutualisé. Néanmoins, ceux qui comme nous, avaient des licences en règle de FileMaker Server 14 peuvent continuer de proposer ce service. Le format de fichier étant le même entre 14 et 15, seule la fonction Tronquer table n’est pas disponible sur FileMaker Server 14. FileMaker Inc. incite donc à passer à un hébergement dédié ou à rappatrier vos fichiers sur vos propres serveurs, et ce probablement en attendant une offre cloud par l’éditeur lui-même (les indices ne manquent pas !). Toujours est-il qu’en attendant, nous ne voyons pas de solution réaliste : un hébergement dédié est trop cher pour la plupart des clients d’hébergement, et la compétence nécessaire et le coût d’un serveur en interne (serveur physique, maintenance, sécurité, réseau, bande passante…) est bien souvent déraisonnable. On est donc dans une situation intermédiaire où nous avons, en tant qu’hébergeur, décidé de maintenir notre service mutualisé en FileMaker Server 14, tout en continuant, bien entendu de proposer de l’hébergement dédié.
• il est désormais possible d’associer un contrat AVLA à une licence FLT annuelle (voir plus loin), et ce même pour un seul poste (il fallait avant au minimum 5 postes pour un AVLA). Cela permet d’associer des licences par poste, dont notamment FileMaker Pro Advanced pour le(s) développeur(s).
• la durée de vie de la version demo passe de 30 à 15 jours. Probablement aussi pour des raisons de sécurité ? 😉

*Quelques exemples de prix HT en € de FileMaker Server avant/après pour l’AVLA

Nouvelles licences FileMaker « pour les équipes »

Là où les modèles de licence à l’unité, VLA, AVLA s’intéressent au nombre de postes (PC) et au nombre de connexions simultanées (WebDirect, FileMaker Go), et où SLA et ASLA s’intéressent au nombre total de collaborateurs de l’entreprise (utilisateurs de FileMaker ou non), les nouvelles licences « FileMaker pour les équipes » (« FileMaker for Teams ») concernent le nombre d’utilisateurs, c’est-à-dire de personnes physiques utilisatrices de FileMaker Pro, Go ou WebDirect.

Licences FileMaker pour les équipes

Comme on le voit sur l’image, on retrouve désormais une tarification sous une forme devenue standard dans l’industrie.

Ces nouveaux contrats, comme les autres, existent en perpétuel (achat) ou annuel (location). L’avantage est que c’est très simple et qu’il n’y a qu’un seul centre de coût : avec ces contrats, vous recevez un lien de téléchargement d’une version « gratuite » (incluse) de FileMaker Pro, qui vous permet de travailler en connexion avec le serveur. Ainsi vous n’avez pas à vous poser la question de comment un utilisateur va se connecter, mais simplement de combien d’utilisateurs vous avez en tout. [Rappelons que cette version « pour les connexions » de FileMaker Pro est une version complète, totalement fonctionnelle, de FileMaker Pro. Elle permet de modifier des fichiers, d’en créer, de travailler sur un fichier local… mais elle doit être connectée, au minimum toutes les 15 minutes, à FileMaker Server.]

Cette offre est intéressante si vous avez 5 utilisateurs ou plus et qu’ils souhaitent se connecter de différentes manières à FileMaker Server. Cette offre ne répond pas au cas d’un grand nombre d’utilisateurs qui vont se connecter de manière occasionnelle : vous ne devez en théorie pas payer uniquement pour le nombre d’utilisateurs simultanés mais bien pour le nombre d’utilisateurs total. Dans ce cas donc, les connexions concurrentes demeurent la bonne solution.

Autres points à remarquer :

• FileMaker Pro Advanced est disponible à un tarif avantageux pour s’ajouter à un FLT (nous contacter)
• Il n’est pas possible de cumuler une licence pour les équipes et des connexions concurrentes (par exemple vous avez 10 utilisateurs, mais vous souhaitez également ouvrir tout ou partie de l’application à vos clients, dont un maximum de 5 simultanés). La « solution » : 2 serveurs… (no comment…)

En espérant que cet article vous permette de vous y retrouver. N’hésitez pas à faire appel à nous pour vos licences FileMaker, car comme vous le voyez c’est une matière qui demande d’être bien conseillé !