La méthode 5S : améliorer son organisation personnelle pour gagner en efficacité sans trop d’efforts

Êtes-vous capable de retrouver en moins de 10 secondes le rapport de la réunion de lancement du dernier projet dont vous vous êtes occupé ?

Cherchez-vous souvent parmi toutes les icônes qui se trouvent sur le bureau ou dans la barre des tâches de votre ordinateur ?

Avez-vous plusieurs applications qui font la même chose ?

Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, vous apprendrez probablement des choses utiles dans cet article.

Lorsque j’ai rejoint 1-more-thing, certains membres de notre équipe se plaignaient de ne pas parvenir à retrouver rapidement le bon document et se perdaient dans les méandres de leurs arborescences de dossiers. Leurs bureaux d’ordinateur étaient remplis d’applications utiles, mais utilisées occasionnellement. Un problème commun à presque tous était la liste des icônes des différentes versions de FileMaker, qui jusqu’à la version 19 étaient visuellement similaires ou identiques. Nous avons donc expérimenté ensemble l’application de méthodes que j’avais l’habitude d’employer en management de la qualité.

Les méthodes d’organisation et de rationalisation du travail sont utilisées dans l’industrie depuis plus de 70 ans. Les Japonais ont été pionniers dans la conception et l’application de ces outils. Ils ont imaginé de nouveaux outils simples dont le but est d’améliorer l’efficacité du travail sans perdre en qualité. L’un de mes outils japonais préférés est la méthode 5S, facilement utilisable pour améliorer l’organisation d’un poste de travail informatique.

Le 5S est une méthode qui vise à améliorer continuellement l’organisation d’un espace de travail.

Elle a été imaginée pour permettre aux travailleurs de réduire au maximum l’encombrement de l’espace de travail, organiser les outils, prévenir le désordre et encourager les efforts pour maintenir une discipline de rangement. La méthode 5S tire son nom de la première lettre des 5 principes :

1. Seiri, qui signifie « supprimer ce qui est inutile » ;
2. Seiton, qui signifie « choisir une place pour chaque chose » ;
3. Seiso, qui signifie « faire briller » ;
4. Seiketsu, qui signifie « standardiser les règles » ;
5. Shitsuke, qui signifie « vérifier les résultats et améliorer les règles » ;

Cette méthode a montré qu’elle améliore les conditions de travail et le bien-être des travailleurs. Elle réduit également la consommation de temps et d’énergie pour retrouver chaque chose et diminue le risque d’erreur. Enfin, elle a permis d’augmenter la qualité de la production. En effet, on peut facilement imaginer qu’un atelier propre et ordonné est un meilleur endroit pour faire un travail correct qu’un endroit sale et désordonné. La création de certaines règles aide à maintenir l’ordre et permet aussi aux autres personnes de trouver facilement quelque chose. Il en découle donc une meilleure production, plus rapide, avec moins d’erreurs.

Alors, comment l’appliquer à l’organisation de votre poste informatique ?

Tout d’abord, passons au premier S : Seiri.

Prévoyez un moment pour nettoyer vos bureaux d’ordinateur. L’objectif principal est de ne garder sur le bureau et la barre des tâches uniquement les outils dont vous avez besoin quotidiennement. Supprimez les fichiers et dossiers inutilisés et temporaires. Si vous avez l’habitude d’avoir des choses sur votre bureau (je veux dire le bureau physique), rangez tout ce dont vous n’avez pas besoin quotidiennement.

Continuons avec le deuxième S : Seiton.

Parmi les choses que vous avez retirées lors de l’étape de nettoyage, il y a forcément des éléments qui sont parfois utiles et qui doivent être facilement trouvés. Le but de cette étape est de créer une place pour chaque autre fichier, dossier et icône utile. Par exemple, vous pouvez conserver les icônes des programmes dans un dossier dédié de votre barre des tâches ou de votre bureau : un dossier unique pour tous les autres programmes. Pour vos icônes FileMaker, vous pouvez également créer un dossier dédié pour conserver toutes les versions les plus anciennes. Vous pouvez modifier les icônes pour les différencier facilement. Gardez simplement sur votre barre des tâches la version de FileMaker que vous utilisez quotidiennement. Pour classer tous les dossiers et fichiers, vous pouvez utiliser le dossier « document » de votre ordinateur.

L’étape suivante est Seiso…

il suffit d’enlever la poussière et la saleté de votre écran, de votre souris et de votre clavier pour passer à l’étape suivante. Vous pouvez aussi rendre votre bureau d’ordinateur agréable à regarder avec un joli fond d’écran !

Seiketsu est la suite logique de Seiton et vous demande de créer vos propres règles d’organisation.

Sur votre ordinateur, il s’agira de trouver une méthode pour organiser tous vos dossiers et fichiers. Par exemple, un dossier pour chaque projet, et dans chaque projet, un dossier pour les ordres du jour et compte-rendus de réunions, un autre dossier pour les documents techniques, un autre pour les spécifications et les modèles d’interface utilisateur… Trouvez vos propres règles, le plus important est que vous soyez à l’aise avec, et que vous puissiez trouver rapidement tout ce dont vous avez besoin.

Enfin, Shistuke vous demande de faire une pause régulièrement et d’observer votre espace de travail :

est-il toujours propre et organisé ? Avez-vous respecté vos règles ? Si la réponse est non, il faut se remémorer les règles et les réappliquer. Les règles peuvent être ajustées au fur et à mesure avec l’amélioration de votre organisation

Avant

Après