“Nous avons un outil que d’autres laboratoires nous envient”
Laboratoire de recherche académique français, l’unité de recherche de l’institut du thorax à Nantes rassemble 180 collaborateurs autour des pathologies cardiovasculaires, métaboliques et respiratoires. Afin de simplifier le travail au quotidien des chercheurs et du personnel administratif, l’unité de recherche a fait appel à 1-more-thing. Objectif : le développement de deux applications, basées sur la technologie FileMaker. Témoignage d’une responsable de l’application et utilisatrice.
Challenges
Avant d’entamer le projet, l’institut du thorax faisait face à plusieurs défis majeurs, influençant le bon fonctionnement de l’unité de recherche.
- Des évaluations déterminantes
Les unités de recherche doivent fréquemment établir et soumettre des rapports d’activités à leurs différents financeurs et tutelles. Cela concerne notamment le suivi budgétaire des projets de recherche. Il est nécessaire de garder les données à jour, en toute circonstance. “Des indicateurs de performance nous sont demandés régulièrement. Nous devons être capables de présenter les données rapidement et exhaustivement. Tous les 5 ans, les laboratoires de recherche sont réévalués par une commission extérieure publique. Si l’évaluation est positive, le laboratoire est reconduit.” explique Stéphanie Chatel, responsable des affaires scientifiques et responsable administrative au sein de l’unité de recherche de l’Institut du Thorax de Nantes.
- Un suivi inefficace avec Excel
Dans le cadre de l’activité d’accompagnement des projets de recherches et leur suivi budgétaire, l’unité travaillait principalement avec des fichiers Excel. Source d’erreurs et de saisie incomplète, cette manière de fonctionner rendait le suivi assez compliqué et peu efficace. De plus, il n’était pas possible d’avoir une vision exhaustive de l’activité de l’unité.
- Aucun outil commun
L’unité de recherche de l’institut du thorax est sous la triple tutelle de l’Université de Nantes, l’Inserm[1] et le CNRS[2] et travaille en partenariat avec le CHU de Nantes. Chaque institution fonctionne selon ses propres règles et dispose de ses outils de gestion administrative et financière. À l’heure actuelle, il n’existe malheureusement pas encore d’outil commun.
“Notre fonctionnement est tellement particulier qu’il n’existe pas vraiment d’outil commercialisé dans le domaine académique. Il faut être en mesure de s’adapter aux besoins de chacun.“Stéphanie Chatel
L’unité de recherche de l’institut du thorax de Nantes avait dès lors besoin de créer un outil combinant à la fois l’activité d’accompagnement des chercheurs (la gestion administrative et financière) et la gestion des ressources humaines.
[1] Institut National de la Santé Et de Recherche Médicale
[2] Centre National de Recherche Scientifique
Solutions mises en place pour l’institut du thorax
Le projet a d’abord vu le jour en interne, puis a été repris par 1-more-thing courant 2019. Deux applications personnalisées et interconnectées ont été développées grâce à la technologie FileMaker : Mango et Base RH.
La première application, Mango, concerne l’activité d’accompagnement des chercheurs. Elle permet notamment aux collaborateurs d’obtenir un historique d’activité de dépôt des dossiers de demandes de financement. C’est aussi un outil de pilotage financier collaboratif où les équipes peuvent suivre l’évolution de la répartition des budgets.
“Nous pouvons faire nos extractions en fonction de nos besoins pour nos évaluations régulières. Nous avons aujourd’hui un outil que d’autres laboratoires nous envient. D’ailleurs, heureusement que nous avions les outils pour travailler quand nous avons été confinés. Nous étions prêts à nous retrouver dans une telle situation.“Stéphanie Chatel
La deuxième application, Base RH, permet la gestion des ressources humaines. Connectée à la première, elle assure également la récupération de données essentielles pour les différents appels à projet et projets de recherche. “Notre travail est de faire en sorte que les chercheurs aient le personnel technique disponible, le support administratif et humain pour pouvoir avancer dans leurs recherches. L’objectif est qu’ils disposent de plus de temps possible pour se consacrer à la science.”
Les bénéfices
- Amélioration de la gestion de projets: les chercheurs disposent désormais d’une base de données enrichie, comportant des données à jour en toute circonstance et facilement accessibles. Et ce, peu importe le volume d’informations.
- Optimisation de la génération de rapports : l’export de données-clés pour le suivi budgétaire des projets de recherche devient aisé.
- Gain de temps et amélioration de l’organisation de travail: la mise en place d’un outil collaboratif pérenne et stable contribue à une meilleure productivité et une meilleure efficacité.
Quelques fonctionnalités essentielles
“Quand je recherche une ligne budgétaire, je la trouve directement. Les requêtes sont faciles. Nous pouvons également faire des exports à façon. Nous utilisons tout ce que nous avons dans la base, nous ne sommes pas limités à deux ou trois champs exportables. Avant, quand nous travaillions avec des fichiers Excel, chacun était un peu libre de remplir les champs comme il le souhaitait. Nous avons mis en place des champs pré-saisis. Cela facilite la gestion des données. Enfin, il y a bien évidemment l’interopérabilité entre les deux applications” témoigne Stéphanie Chatel à propos de son utilisation quotidienne.
Les applications développées pour l’unité de recherche de l’institut du thorax de Nantes permettent désormais d’exploiter les bases de données à 100 %. Dans un domaine où il est essentiel de ramener les frais de fonctionnement au minimum, la solution FileMaker regorge de fonctionnalités et de possibilités.
Chiffres-clés
L’unité de recherche de l’institut du thorax de Nantes :
- Créée en 2004
- 180 collaborateurs : chercheurs, ingénieurs, techniciens, personnel administratif
- 90 articles scientifiques publiés en moyenne chaque année
