Des apps personnalisées intégrées à un système central : l’exemple de l’UCLouvain
Cela fait maintenant 5 ans que nous sommes le consultant de référence pour FileMaker à l’Université Catholique de Louvain (UCLouvain).
Cette université, répartie sur 7 sites en Belgique, accueille plus de 30 000 étudiants avec à l’affiche pas moins de 240 programmes d’études. Actrice renommée en matière d’enseignement, elle s’illustre également dans le secteur de la recherche.
Répondre à des besoins variés
FileMaker a une place privilégiée sur la scène des applications utilisées au sein de l’UCLouvain. La facilité de prise en main de l’outil a permis aux acteurs de terrain de créer des solutions de gestion adaptées aux besoins spécifiques de l’administration de chaque faculté ou département. Gestion des stages d’études, suivi des mémoires, inscriptions aux travaux de groupes, inventaires de matériel pédagogique, gestion des logements universitaires, offres de job pour les étudiants…les déclinaisons d’apps personnalisées sont aussi nombreuses qu’il y a de métiers et d’approches au sein de l’université.
Dans notre travail de consultant, nous accompagnons les utilisateurs dans leur processus de création de solutions sur mesure. Nous les formons lors des séances de formation générique à la plateforme FileMaker : une journée de perfectionnement à l’utilisation et cinq demi-journées d’initiation au développement ; nous les coachons pour implémenter ensemble des fonctionnalités dans leurs outils spécifiques ; nous développons les parties plus complexes de leurs solutions.
Cette année, nous avons une corde de plus à notre arc dans notre palette de modules technologiques : l’intégration des API du système central d’information.
Pour illustrer cette avancée, prenons le cas de la gestion des étudiants.
De nombreuses bases de données délocalisées dans les facultés traitent des dossiers étudiants pour des besoins très particuliers à leur faculté. Les stages par exemple ne sont pas gérés à l’identique lorsque l’on est étudiant en kinésithérapie ou en marketing. Cependant certaines données indispensables sont communes aux différentes facultés. La principale étant la signalétique de l’étudiant, son nom, son prénom, ses coordonnées.
Enterprise Services Bus (ESB)
Or l’administration centrale dispose d’un système colossal de gestion des dossiers étudiants reprenant toute l’information administrative ainsi que le parcours d’étude.
Pourquoi ne pas aller puiser dans ce réservoir complet les informations dont les systèmes locaux ont besoin ? Ceci est rendu possible par ce que l’on appelle un ESB pour Entreprise Service Bus. Au départ de la solution FileMaker nous envoyons une question à l’ESB qui nous répond selon un format que FileMaker analyse et comprend. « ESB, quel est le nom de l’étudiant dont le matricule est 123456 ? », quel est son statut d’inscription, quel est son adresse mail, etc. La réponse reçue prend la forme d’un objet JSON que FileMaker peut interpréter grâce à ses fonctions natives d’analyse du format JSON.
L’avantage est de pouvoir ainsi disposer rapidement d’une information à jour et d’éviter de saisir à nouveau des données existantes au risque de se tromper.
Authentification Active Directory
Nous étendons cette approche qui consiste à s’appuyer sur les systèmes centraux d’information de l’institution aux mécanismes d’authentification pour accéder aux solutions. Par exemple, lorsqu’un·e étudiant·e doit s’inscrire en ligne pour son travail de groupe directement dans la base de données FileMaker, il n’est plus nécessaire de lui avoir créé un compte dans la sécurité du fichier. Nous établissons le lien entre la couche de sécurité du fichier FileMaker et le système central d’authentification de l’université Active Directory. L’étudiant peut donc utiliser son identifiant global UCLouvain pour se connecter à la solution FileMaker. Il n’y a plus de compte et de mot de passe à créer dans chaque fichier, l’étudiant ne doit plus mémoriser plusieurs mots de passe. Le grand annuaire Active Directory de l’Université et les fonctionnalités d’authentification externe de FileMaker Server se charge du job.
Gains
Ces intégrations (lien avec l’ESB et authentification Active Directory) réduisent fortement les traitements à réaliser par les gestionnaires des dossiers étudiants dans les facultés et permettent de mettre toute l’attention sur les fonctionnalités spécifiques du programme local.
Ce genre d’approche souligne le rôle majeur de la plateforme FileMaker de Claris: proposer des outils de développement rapide pour des solutions personnalisées qui peuvent par ailleurs entrer en communication et interagir avec d’autres systèmes de gestion de données plus génériques. C’est ce qui en fait la technologie de référence dans la catégorie « Workplace Innovation Platform ».
